Comment envoyer des documents électroniquement ?

Comment envoyer des documents électroniquement ?

Les documents électroniques sont devenus une partie essentielle des travaux modernes. Néanmoins, il peut toujours être difficile de savoir comment envoyer des documents électroniquement. Dans cet article, nous verrons comment envoyer des documents, mais aussi des fichiers volumineux, ainsi que des formats appropriés pour le transfert d’information.

Les avantages d’envoyer des documents électroniquement

Envoyer des documents électroniquement peut être plus rapide et plus efficace que le courrier postal classique. Les documents peuvent être envoyés à un grand nombre de destinataires en même temps, ce qui permet d’économiser du temps et des coûts.

Un autre avantage est que vous serez en mesure de suivre l’envoi et de vous assurer qu’il est arrivé à sa destination. Vous pouvez également avoir la possibilité de contrôler le niveau de sécurité requis pour le transfert de vos documents.

Enfin, l’envoi de documents électroniques permet une communication rapide et facile avec des personnes à partir de quelques clics de souris.

Les différentes méthodes d’envoi

Il existe plusieurs façons d’envoyer des documents. Les méthodes les plus communes sont les e-mails, les services Web ainsi que les plateformes privées.

Les e-mails

Envoyer des documents par e-mail est sans doute l’option la plus courante. Les e-mails sont une méthode gratuite et facile à utiliser. Cependant, il est important de noter que le poids de votre fichier ne devrait pas excéder environ 10 Mo pour que le destinataire puisse le télécharger facilement.

Vous pouvez également comprimer le fichier et le transférer par e-mail, mais ceci n’est possible que si le destinataire peut décompresser le fichier une fois reçu.Si le poids du fichier est plus important (par exemple un livre) il est conseillé de recourir aux services de transfert de fichiers. De plus, il est important de vous assurer que le destinataire a le logiciel approprié pour ouvrir le fichier transmis.

Les services Web

Les services Web sont une solution intéressante pour partager de gros fichiers. Plusieurs services internet similaires offrent l’envoi et la réception de fichiers jusqu’à 10 Go en une seule fois.

Ces services offrent d’autres avantages, comme la notification par e-mail, qui envoie un e-mail lorsque le destinataire a téléchargé le fichier. Vous aurez aussi la possibilité de protéger le fichier par mot de passe ou de le rendre disponible pendant un certain temps seulement, pour éviter que le destinataire ne le partage après coup.

Plusieurs services Web offrent également des options pour télécharger et transférer des documents, y compris Dropbox, Google Drive, Wetransfer, et plus encore.

Les plateformes privées

Les plateformes privées sont un bon moyen de partager des documents avec des membres d’une même organisation. Ces plateformes peuvent être accessibles à tous les membres et facilitateur le partage des fichiers pour des usages divers.

Ceci permet notamment d’accéder à des fichiers importants depuis plusieurs appareils et de s’assurer que vos fichiers ne seront pas modifiés et diffusés à des personnes non autorisées. Plusieurs plateformes privées, telles que Slack, Office 365, et Sharepoint, offrent des options pour gérer le partage des fichiers.

Les bons formats pour envoyer des documents

Le format des fichiers à envoyer est très important. Les formats les plus appréciés par les entreprises et les institutions font partie de la suite Microsoft Office, comme le format Word (.Doc et .Docx), Excel (.Xls et .Xlsx), PowerPoint (.Ppt et .Pptx).

Le format PDF est très fréquemment utilisé, car il est capable de conserver la mise en page, et sa taille est généralement plus petite que la taille des documents Microsoft Word. Les images peuvent être envoyées au format JPG, PNG ou GIF.

Conclusion

Il existe plusieurs façons d’envoyer des documents électroniques, des simples e-mails aux plateformes privées. Avant de commencer à envoyer des documents, assurez-vous de choisir le bon format pour votre fichier, et de sélectionner la méthode la mieux adaptée à son volume et à son niveau de sécurité.

En suivant les bonnes pratiques de ce guide, vous pouvez facilement apprendre comment envoyer des documents électroniquement et réussir à transmettre vos données à vos destinataires en toute sécurité.